Privacybeleid

Inleiding

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe tekstbureau AYBS-webcontent (AYBS) en haar scriptie correctie bureau www.thesis-correction-service.org omgaan met de persoonsgegevens van haar klanten, hoe dezen daar inzage in kunnen krijgen of er bezwaar tegen kunnen maken, en wat wordt gedaan in geval van het ontstaan van een datalek.

Contactgegevens:

AYBS-webcontent is een tekstbureau, eigendom van André Verkaik (eenmanszaak) met KvK nummer  57382360.

Hoe Persoonsgegevens worden verzameld

AYBS legt enkel de gegevens vast die voortkomen uit de aanvragen van tekst-of correctieopdrachten door klanten, hetzij telefonisch, per mail of via het contactformulier op de website. Voor 25 mei 2018 was het aanvragen van een tekstverwerkingsopdracht met AYBS een impliciete toestemming om persoonsgegevens, nodig voor de verwerking daarvan, op te slaat en te gebruiken. Met ingang van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG / GDPR in Engels) op 25 mei 2018 zal aan elke klant expliciet om toestemming gevraagd worden om persoonsgegevens op te mogen slaan en te verwerken, enkel  voor het uitvoeren van een opdracht en voor boekhoudkundige verslaglegging (belastingaangifte).

Welke gegevens verwerkt  AYBS?

De persoonsgegevens welke AYBS van haar klanten verwerkt zijn hoofdzakelijk:

  • naam,
  • email adres
  • IP adres
  • telefoonnummer
  • bankrekeningnummer

Doel van het vastleggen en gebruiken van deze persoonsgegevens is het uitvoeren van de aangevraagde opdracht. Juridische grondslag daarvoor zijn de toestemming van de klant en de noodzaak om tot uitvoering van een aangevraagde opdracht over te kunnen gaan.

Deze gegevens worden vastgelegd in het AYBS Verwerkingsregister Persoonsgegevens voor een periode van twee jaar sinds de laatste opdracht. Daarna wordt alleen het email adres bewaard ten behoeve van een mogelijke promotionele mailing op een latere datum. Het AYBS Verwerkingsregister bevindt zich op een beveiligde externe gegevensdrager op het kantoor van AYBS. Een data hack is daarmee grotendeels uitgesloten. In het geval van verlies of diefstal van de gegevensdrager gaat het Datalek Protocol in werking.

Documenten welke de klant verstrekt voor het uitvoeren van tekstverwerkende opdrachten worden drie maanden na afronding van de opdracht verwijderd uit de persoonlijke bestandsmap van de klant.

Facturen welke worden verstrekt ten behoeve van betaling voor geboden diensten worden opgeslagen in de bedrijfsadministratie van AYBS voor de belastingaangifte (OZB en IZB) en worden volgens de wettelijke regelgeving zeven jaar bewaard.

Derden

Wie kan deze gegevens inzien? Documenten worden enkel door de editor / corrector gezien en bewerkt voor het uitvoeren van een aangevraagde opdracht. Alle andere gegevens worden door AYBS verwerkt en daarbuiten alleen door bureau ABC te Huizen gezien, welke voor AYBS de inkomensbelasting aangifte uitvoert. Met bureau ABC is een bewerkingsovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat dit administratiekantoor de gegevens enkel verwerkt voor het indienen van de jaarlijkse aangifte Inkomensbelasting en de gegevens nooit met derden, anders dan de Belastingdienst, deelt.

Inzage, rectificatie, verwijdering en bezwaar

De klant heeft ten allen tijden het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens welke AYBS heeft opgeslagen. Deze gegevens zullen op verzoek binnen twee werkdagen per mail verstrekt worden. Indien er onjuiste of verouderde gegevens bij zijn, waarderen wij het als de klant deze rectificeert. De klant kan een verzoek indienen om alle persoonsgegevens en documenten direct te laten verwijderen, met uitzondering van facturen. De klant kan voor het aanbieden van een opdracht bezwaar maken tegen het vastleggen van persoonsgegevens, maar heft daarmee ook de mogelijkheid op voor het aangaan van een overeenkomst, aangezien de persoonsgegevens: naam, email en bankrekeningnummer essentieel zijn voor de uitvoering van een opdracht.

Datalek protocol

In het geval van verlies of diefstal van de database met persoonsgegevens van klanten is een protocol opgesteld. Hiervoor is een register “persoonsgegevens in geval van een datalek” opgesteld welke enkel de naam en het e-mailadres van klanten bevat. Indien zich een datalek voordoet zal de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd. Ook zullen de klanten van AYBS daarover zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd. AYBS zal de betrokkenen blijven informeren over het vervolg en de afronding van zo’n incident.